2　課等に文書主任を置き、別表第1に定める職にある者をもって充てる。ただし、課等において同表の文書主任職名に定める職にある者が欠けた場合にあっては、事務局長が別に指名する者をもって充てる。

3　文書主任は、その課等における次に掲げる事務を処理する。

2　前条第1号から第3号に規定する文書の記号は、次に掲げる表のとおりとする。

3　前条第4号に規定する一般文書の記号は、別表第2に定めるところによる。

4　課長等は、前項の規定にかかわらず、特定の事務の処理において必要と認めるときは、特定の事務のために文書の記号を制定することができる。この場合において、課長等は、制定した文書の記号について総務企画課長に届け出なければならない。

5　文書の番号は、年度及び課等ごとに一連番号とする。ただし、一般文書のうち同一事案に関するものについては、当該事案が完結するまで同一番号を用い、また、事案が2年度以上にわたるものについては、次年度以降は、最初の年度の数字をその記号の前に加えるものとする。

6　特に枝番号を付することにより管理する必要があるときは、当該文書について、その事案の発端となった文書(令達文書を除く。)の文書番号の枝番号を用いることができる。

7　条例、規則、訓令甲、訓令乙、告示及び公告の番号は、第5項の規定にかかわらず、暦年ごとに一連番号とする。

2　文書主任は、総務企画課長の指定する方式により、前項の文書管理に係る記録を作成しなければならない。

2　総務企画課で受領した文書のうち次の各号に掲げるものについては、当該各号に掲げる取扱いをしなければならない。

3　第1項の規定により文書を受領し、又は文書を配布された課等は、受領し、又は配布された文書のうち金券等が添付してある文書については、金券等受領簿により収受者から収受印を徴するとともに当該金券等の金額を記載し、課長等の確認を受けなければならない。

4　封筒の宛名のみによっては主管課等を特定できないもの(親展文書を除く。)については、総務企画課で開封し、封筒の余白に収受日付印を押し、主管課等に配布する。

2　文書収発簿による整理を要する文書は、当該文書の余白に収受日付印を押し、文書収発簿により収受者から収受印を徴したのち文書番号を記入して、文書主任に配布しなければならない。この場合において、発信人の住所、氏名等が封筒によるほか確認できない場合又は封筒が証拠となるような場合には、これを添えて配布しなければならない。

3　軽易文書は、当該文書の余白に収受日付印を押し、文書主任に配布しなければならない。この場合において、発信者の住所、氏名等が封筒によるほか確認できない場合には、これを添えて配布しなければならない。

2　主管課等が明らかでない文書は、行政組織規則第4条、第5条及び第6条の規定により、当該文書に係る事務を主管すべきものと決定された課等に配布しなければならない。

2　総務企画課は、総務企画課が受領した文書を文書区分箱の該当する課等の箱に配布するものとする。ただし、次に掲げるものは除く。

3　第37条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略することができる文書については、ファクシミリ又は電子メールにより送信又は受信することができる。この場合において、当該文書の送信又は受信は、主管課等において行うものとする。

4　前3項に規定するもののほか、総務企画課が行う文書の収集及び配布について必要な事項は、総務企画課長が別に定める。

2　前項の規定により文書の配布を受けた職員は、次に掲げるところにより文書を処理しなければならない。

2　文書の起案は、回議用紙を用いなければならない。ただし、定例のもので一定の簿冊で処理できるもの又は軽易なもので処理案を当該文書の余白に朱書して処理することができるものについては、この限りでない。

3　用字用語は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)に定めるところによるものとする。ただし、これらにより難い特別の理由があると認められるものについては、この限りでない。

4　文体は口語体とし、文章はその事案の内容を適確かつ平易、簡明に表し、字画は明瞭にしなければならない。

5　電報案は、簡略を旨とし、案文には振り仮名を付け、略号のあるものは、これを付記しなければならない。

2　回議書は、決裁、合議又は供覧に先立ち文書主任の審査を経て関係課等の職員に回議する。回議を受けた者が異議のあるときは起案者に協議し、協議が整ったときは起案者が訂正する。ただし、協議が整わないときは、異議ある者が異議の要旨を記載した付箋を貼付し、課等の文書主任を経て課長等に提出しなければならない。

3　課長等は、案を審査し、必要と認めるときは訂正又は再起案を命ずることができる。

4　他の課等に合議を要する回議書は、決裁に先立って、関係課等に合議しなければならない。ただし、合議は主管課長等を経て、事案に最も関係の深い他の課長等から行うものとする。

5　理事長又は事務局長の決裁を得た文書には総務企画課において、課長等の決裁を得た文書には各課等において、それぞれ決裁日付印を押さなければならない。

2　決裁の終わった回議書で前項の表示のあるものは、その施行に先立ってこれを関係課等に回付しなければならない。再回を求められないものについて、決裁の趣旨が合議した際の回議書の趣旨と異なったものであるときも同様とする。

3　他課等に合議した回議書が廃案となったときは、その旨関係課等に通知しなければならない。

2　秘密文書としての取扱いを必要としなくなったときは、「秘」又は「庁外秘」の表示を二重線で抹消し、他の文書と同じ取扱いとする。

2　総務企画課は、前項の規定により原議の送付を受けたときは、決裁の有無、必要な合議の有無、文書形式の成否、用字、用語、仮名遣いの適否等を審査し、原議の所定欄に押印の上、速やかに起案課に返付しなければならない。

3　前項の規定による審査の結果、字句の加除、訂正を必要と認めるときは、起案者と協議の上、必要な措置を講じなければならない。ただし、脱字、誤字、仮名遣いの誤り等軽易なものについては、総務企画課において直接訂正することができる。

4　浄書が終わったときは、浄書者は、原議の所定欄に押印しなければならない。

5　浄書した文書は、厳密に校合し、校合者は、原議の所定欄に押印しなければならない。

2　前項に規定する原議は、別に決裁を得なければ廃案にし、又は施行を保留することができない。

2　理事長名又は事務局長名をもって施行する文書(令達文書を除く。)には課名及び係名並びに担当名を、課長等名をもってする文書には係名及び担当名を当該文書の末尾に記入しなければならない。

3　公印の印影を刷り込んだ文書を施行する場合においては、第1項の規定にかかわらず、当該文書の性質に応じ職名のみによることができる。

2　達、指令及び公示文書については、総務企画課において文書の種類ごとに達・指令・公示簿に記載し、原議に番号を付さなければならない。

3　一般文書については、主管課等において文書収発簿により原議に一連番号を付さなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。

4　法規文書並びに令達文書のうち訓令甲及び訓令乙の原議は、文書の施行後総務企画課において保管するものとする。

2　前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は、発信者の名の次に「(公印省略)」と表示する。

3　行政処分、契約、登記又は証明に関する書類その他特に必要と認める文書には契印を押し、また、必要に応じて割印又は訂正印を押さなければならない。

4　前項の規定にかかわらず、行政処分又は証明に関する書類で、公印の印影を刷り込んだ文書又は公印を事前に押印した文書には、契印を省略することができる。

2　前項の規定にかかわらず、前条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略することができる文書については、ファクシミリ又は電子メールにより送信することができる。この場合において、当該文書の送信は、主管課等において行うものとする。

3　原議に発送の日時が指定されてあるものは、その日時に発送しなければならない。

2　郵便等により発送する文書で内容の軽易なものは、努めてはがきを使用しなければならない。

3　郵便等による発送は、原則として料金後納、郵便切手又ははがきを使用して行う。

4　前項の規定により郵便等により発送するときは、郵便発送簿に所要事項を記載して行わなければならない。

2　前項の分類表は、総務企画課長が別に定めるものとし、職能別区分による十進式を用いて大分類、中分類、小分類に区分し、小分類中には主なる文書内容(以下「件名」という。)を第49条第2項に規定する保存年限ごとに掲げるものとする。

3　分類表の分類区分のうち事務の発生の理由により新たに追加する必要が生じた場合又は事務の消滅の理由により分類の必要がなくなった場合若しくは小分類中に掲げられた件名が分類表に定められた保存年限を異にする変更を要する場合には、その区分の追加、削除又は保存年限の変更(以下「分類表の修正」という。)を行わなければならない。

4　課長等は、分類表の修正をしようとするときは、事前に総務企画課長に協議しなければならない。

2　文書は、常に整理し、紛失、火災、盗難等を防止するとともに、重要なものについては、非常災害時に際して支障がないよう、あらかじめ適当な措置を講じておかなければならない。

3　職員は、文書の整理、整頓に心掛けるとともに、担当者において保管する文書は、常に保管場所を明らかにし、私有化してはならない。

4　主管課等に配布された文書又は処理中の文書で未完結の文書は、退庁するときは必ず文書主任の指示する一定の場所に格納し、常に文書の存在を明らかにしておかなければならない。

2　同一事案について作成又は処理された文書は、前項の規定にかかわらず当該事案に係る最後の文書が完結した日をもって完結日とみなす。

2　文書の保存種別及び保存年限は、法令その他特別の定めがあるものを除き次のとおりとする。

3　保存文書の背表紙は、種別の識別を容易にするため次の色分けによって表示する。

2　前項の場合において、第48条に規定する文書の保管期間は、これを保存年限に算入するものとする。

2　編てつした文書のうち分類表の常用欄に掲げられたものは、引き続き主管課等において保管することができる。

2　保存文書の借覧期間は、7日以内とする。ただし、総務企画課長の承認を得たときは、更に延長することができる。

3　保存文書を借覧した者は、これを転貸し、又は抜取り、取替え、書き込み等をしてはならない。

4　貸し出した文書を返還するときは、その文書を元の場所に格納しなければならない。

2　処理が完結した文書で文書主任が保存の必要を認めないものは、主管課等において速やかに廃棄しなければならない。

3　廃棄しようとする文書で機密に属するもの又は他に悪用のおそれがあると認められるものは、裁断その他の適切な措置を講じなければならない。

4　課等で廃棄するものについては、総務企画課長の合議により廃棄するものとする。

5　廃棄した文書に係る保存文書台帳は、総務企画課において整理保管しなければならない。

2　書庫の出入りについては、庁舎管理者の指示に従わなければならない。

3　書庫は、開閉を厳にし、そのかぎは庁舎管理者において保管する。

4　書庫の中では、火気を使用してはならない。

(施行日)

1　この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の日の前日までに、石巻地区広域行政事務組合文書取扱規程(昭和47年石広訓令甲第1号)の規定によりなされた文書の処理等は、この訓令の規定相当によりなされたものとみなす。

この訓令は、平成21年3月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年8月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。